Gemeindebrief-Erstellung: Nutze die Zeit

Der schnellste Weg ist eine gute Vorbereitung ... Theoretisch zumindest.

Ein Gemeindebrief erscheint nicht überraschend. Trotzdem sind wir fast immer zu spät dran und sollten wir einmal früh genug dran sein, kommt irgend etwas dazwischen, was wir nicht vorhersehen konnten.

Unsere sieben Vorschläge:

1. Zeit für die Gestaltung ist sinnvoll eingesetzte Zeit.

Nutzen Sie die Zeit der Vorbereitung und planen Sie in aller Ruhe so viel wie möglich. Gerade die Bildauswahl (und eventuelle Bearbeitung) ist mitentscheidend für ein gelungenes Layout.
Es ist nun mal so, dass jeder „Blattmacher" für ein vernünftiges Layout eine gewisse Zeit braucht. Auch derjenige, der über viel Erfahrung verfügt und im Umgang mit der Software geübt ist. Und: Zeit für die Gestaltung ist sinnvoll eingesetzte Zeit.

2. Frühzeitige Verteilung der verschiedenen Aufgaben

Jeder bekommt die Aufgabe, für die er sein Talent einsetzen kann. Er, er und er schreiben die Texte! Der eine, weil er schreiben kann, der Zweite, weil er sich bei diesem Thema total gut auskennt und der Dritte eigentlich nur, weil er der Einzige aus unserem kleinen Kreis Aktiver ist, der bei der Veranstaltung dabei war.

3. Alle Texte sollten (nach Möglichkeit) mit einem der klassischen Textverarbeitungsprogramme erfasst werden.

Hier bietet sich neben MS-Word auch jeder einfache Texteditor an. Schließlich sollen zunächst ja nur die Texte erfasst werden und möglichst unkompliziert und ohne Kompatibilitätsprobleme innerhalb des Redaktions-Teams ausgetauscht werden können.
Für das Layout und die Zusammenstellung der einzelnen Artikel dagegen ist MS-Word nur sehr bedingt geeignet. Hierfür sollten Sie auf bewährte Layout- und Satzprogramme wie Adobe InDesign, QuarkXpress, PageMaker, Ragtime, VivaDesigner oder CorelDraw zurückgreifen.

4. Der Redaktionsschluss sollte nicht der Drucktermin sein.

Geben Sie ein klares Zeitlimit vor. Am besten eine Woche vor dem veröffentlichten Redaktionsschluss bzw. zwei Wochen vor dem abgesprochenen Drucktermin.

5. Einer darf als Erster lesen.

Wer am Bildschirm textet, dem unterläuft - trotz Rechtschreibprüfung - manch ein Tippfehler, der gefunden werden muss. Übrigens: Der beste Erst-Leser ist einer, der den Text nicht selbst verfasst hat.

6. Woher erhalte ich die Fotos zu den Artikeln?

Viele haben eine Kamera oder ein Handy. Aber besitzen die Fotos eine ausreichende Qualität, um gedruckt zu werden?

7. Wie sollte ich meinen fertigen Gemeindebrief an die Druckerei liefern?

Optimal ist eine Übergabe des fertigen Gemeindebriefes in Form einer kompakten PDF-Datei. Als wenig geeignet erweist sich die Weitergabe sogenannter „offener" Dateien (z.B. MS-Word-Dokument), denn hierbei kommt es immer wieder zu Problemen (fehlende Schriften oder Logos, Bilddaten im falschen Farbmodus, abgeänderte Textumbrüche).
Das PDF-Format bietet darüber hinaus den Vorteil, dass Bilder und Grafiken komprimiert werden, was die Dateigröße reduziert und somit eine schnellere Übertragung der Datei via FTP oder ISDN ermöglicht.